Tracce digitali. I sistemi di gestione documentale come strumento di trasparenza e accessibilità per la pubblica amministrazione.

Abstract

Lo svolgimento dell’attività amministrativa si basa sulla produzione, gestione e conservazione di documenti secondo modalità organizzative ed operative previste da norme giuridiche e prassi archivistiche che disciplinano il ciclo di vita dei documenti. La partecipazione al procedimento amministrativo e il diritto di accesso ai documenti previsti dalla legge 7 agosto 1990, n. 241 rafforzano l’esigenza delle amministrazioni pubbliche di gestire i propri documenti secondo i criteri di efficacia ed efficienza, pubblicità e trasparenza che reggono l’attività amministrativa, al fine di rendere disponibili agli interessati i documenti afferenti al procedimento, opportunamente raccolti nel rispettivo fascicolo. La normativa in materia di prevenzione della corruzione nella pubblica amministrazione ha ulteriormente ampliato il concetto di trasparenza, declinandolo in termini di “accessibilità totale” ai dati, alle informazioni e ai documenti che ora le amministrazioni pubbliche sono tenute a pubblicare nei propri siti web al fine di consentire a chiunque l’esercizio del diritto di accesso civico. In questa evoluzione del concetto di trasparenza, il riferimento al procedimento amministrativo, ai documenti ad esso afferenti e al fascicolo che li contiene è una costante che evidenzia una relazione indissolubile alla quale si collega l’esigenza imprescindibile di una gestione documentale basata sull’utilizzo coerente di “strumenti” archivistici. L’archivio assume pertanto un ruolo strategico, non solo a garanzia di un’efficace gestione dei documenti, ma soprattutto a tutela del diritto alla trasparenza esercitabile attraverso i nuovi modi dell’accesso civico oltre che nelle tradizionali forme del diritto di accesso.